Smart working: come lavorare intelligentemente e in modo responsabile durante una crisi

Syneto ha sempre creduto fermamente nel potere della tecnologia di rendere il mondo un posto migliore. Ci piace sperimentare le nuove tecnologie fin da subito, oltre a renderle accessibili a chi ne hanno bisogno e non solo alle “grandi” imprese. In questo momento di difficoltà, noi ci affidiamo ancora una volta alla tecnologia e allo “smart working” per continuare a lavorare nel migliore dei modi.

Sostenere gli ‘eroi’ locali del settore sanitario

Come già saprete, in questi giorni il mondo in generale e l’Italia in particolare, stanno affrontando serie difficoltà a causa dell’epidemia di COVID-19. Per questo anche noi vogliamo fare del nostro meglio per sostenere il personale sanitario in un momento così difficile. Di recente, infatti, abbiamo fatto una donazione a favore dell’ Ospedale di Brescia e invitiamo vivamente tutti coloro che se lo possono permettere a fare la stessa cosa. 

Lavorare in modo intelligente, salvaguardare la propria salute

Ma come possiamo noi, aziende e cittadini, fare qualcosa di più? E’ nostra responsabilità sociale seguire i consigli delle autorità sanitarie e ridurre al minimo i contatti interpersonali. Tuttavia, non possiamo permettere che questa minaccia interrompa la nostra attività lavorativa e la nostra missione. Per questo motivo abbiamo adottato la modalità dello “smart working”, facendoci aiutare ancora una volta dalla tecnologia a superare questo momento difficile.  

Come può la vostra azienda fare lo stesso? Non siamo esperti in materia, ma possiamo darvi qualche consiglio basato sulla nostra esperienza personale.

1. Strumenti di comunicazione diretta

Lavorare da remoto può comportare diverse difficoltà non riscontrabili quando si lavora insieme in un ufficio. Comunicare in modo efficiente all’interno delle aziende è difficile, ma con gli strumenti adatti, il giusto approccio mentale e un po’ di pratica, le barriere poste dalla comunicazione indiretta possono essere aggirate.

Qui di seguito sono elencati le soluzioni più efficaci che possono essere utilizzate:

• Email: può sembrare cliché, ma quello delle posta elettronica rimane comunque un efficace strumento quando si tratta di comunicare con grandi gruppi di persone; è utile soprattutto per via della comunicazione one-way, come nel caso degli annunci o della condivisione di informazioni.
• Strumenti di chat: in Syneto usiamo Slack per le comunicazioni interne (ma anche per videoconferenze, sondaggi e per condividere piccoli file), ma sono molte le opzioni disponibili (Skype, WhatsApp ecc.).

2. Strumenti di videoconferenza

Si tratta di soluzioni molto utili quando si devono condividere molte informazioni o quando è necessario un approccio più “personale”. La globalizzazione e le aziende a livello mondiale hanno reso questi strumenti potenti e accessibili.

GoToMeeting, Webex e Zoom sono tra i più popolari. Noi di Syneto utilizziamo i primi due per supportare i nostri partner e clienti fornendo loro consulenze e informazioni. Anche ora, se un partner necessitasse del nostro aiuto, i nostri account manager sarebbero disponibili per una videochiamata per aiutare a risolvere i problemi.

3. Strumenti per la gestione di attività e la collaborazione 

Lavorare insieme è importante. Sebbene lavorare in un ufficio agevoli l’organizzazione di riunioni, la comunicazione scritta può talvolta essere ancora più efficace. Quando ogni cosa è nero su bianco, si riducono le possibilità di malintesi.

Noi di Syneto usiamo diversi strumenti di collaborazione, che ci aiutano a garantire un lavoro di squadra efficiente, anche se ci troviamo nella stessa sede. Ecco alcuni consigli:

• Asana e Trello sono dei buoni strumenti per la gestione delle attività utilizzabili da qualsiasi reparto.
• Confluence è un buon strumento di condivizione e collaborazione basata su documentazione; accoppiato con Jira, offre anche un’affidabile gestione delle attività.
• Google Drive e One Drive sono ottime opzioni per la condivisione e il lavoro di gruppo su vari tipi di documenti. 
• TeamViewer è un utile strumento sia per le comunicazioni che il troubleshooting e l’assistenza. 
• Altri strumenti, come Invision, consentono la collaborazione congiunta tra designer
• ecc.

4. Asset online

Non possiamo negare che la maggior parte di noi è online nel tempo libero – usando Facebook, chattando tramite WhatsApp, leggendo riviste online o guardando video. Allora perché non possiamo usare gli stessi strumenti per scopi commerciali? In questo momento per esempio stiamo comunicando con te, nostro lettore, attraverso il nostro blog.

Il Syneto Partner Portal, ad esempio, contiene tutti gli strumenti e le risorse di cui i nostri partner possono avere bisogno per rappresentare con successo i prodotti Syneto. Tutte le risorse sono facilmente reperibili, utilizzabili e condivisibili con gli altri.

The show must go on

Stiamo vivendo momenti complicati, ma siamo fiduciosi che riusciremo a superare ogni difficoltà lavorativa con l’aiuto dello “smart working”, della comunicazione e della collaborazione. Continueremo ad usare nuove tecnologie che ci aiuteranno  a portare avanti la nostra missione. 

Siamo sempre disponibili ad aiutare i nostri partner e clienti attraverso moderni mezzi di comunicazione, quindi non esitate a contattarci, se avete bisogno di assistenza.