Informativa privacy — Prospect

INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

per le attività precontrattuali, pubblicitarie e promozionali svolte dalle Società controllate, collegate o comunque affiliate a Syneto (di seguito anche: “Gruppo Syneto” ), anche in qualità di Contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR, nei confronti dei potenziali partner, distributori, rivenditori, clienti e dei loro referenti (di seguito anche “prospect”)

Per noi la protezione dei dati è un argomento molto serio per cui desideriamo informarLa in merito alle modalità con le quali i dati vengono trattati ed ai diritti che Lei può esercitare ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati, in particolare del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche: “GDPR”).

Questa informativa è relativa alle attività precontrattuali, pubblicitarie e promozionali nei confronti dei potenziali partner, distributori, rivenditori, clienti e dei loro referenti (di seguito anche “prospect”), i cui dati vengono raccolti dalle Società del Gruppo Syneto di seguito indicate, anche disgiuntamente e a seconda dei casi, in occasione di fiere, convegni, eventi, incontri commerciali o nell’ambito dei rapporti precontrattuali e commerciali instaurati.

Tali Società agiscono, in relazione alle specifiche finalità di cui alla sezione 3, in qualità di Contitolari oppure, ove espressamente indicato, in qualità di autonomi Titolari.

Per le attività di trattamento non esplicitate nella presente informativa e relative alle categorie di interessati sopra menzionate, si rimanda alle informative privacy rese da ciascuna Società nell’ambito dei rapporti intercorrenti con gli stessi soggetti.

1. Contitolari del trattamento* e Responsabili della Protezione dei Dati (RPD / DPO)

* Il contenuto essenziale dell’accordo di contitolarità è a disposizione degli interessati dietro esplicita richiesta.

2. Le categorie di dati che vengono sottoposti a trattamento

Le categorie di “dati personali” (ex. Art. 4.1 del GDPR) trattati dalle Società, in qualità di Titolari o Contitolari del trattamento, possono essere, a mero titolo esemplificativo ma certo non esaustivo:

• Dati anagrafici e identificativi (quali, ad esempio, nome e cognome, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, codice fiscale, P.IVA, ecc.);
• Dati di contatto (quali, ad esempio, indirizzo, indirizzo e-mail, indirizzo IP, numero di telefono ecc.);
• Per i legali rappresentanti, referenti e dipendenti di Società o Enti, dati relativi al ruolo rivestito nella Società o nell’Ente.

3. Liceità e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene in conformità alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di ogni altra normativa sulla protezione dei dati applicabile. Di seguito vengono forniti i dettagli:

3.1 Finalità volte all’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (ex art. 6, paragrafo 1 (b) del GDPR) perseguite individualmente da ciascuna Società del Gruppo Syneto indicata alla precedente sezione 1, in qualità di autonomo Titolare del trattamento

• a) Esecuzione di attività precontrattuali, anche con riferimento al primo contatto del prospect (anche tramite scambio o comunque ricezione di biglietti da visita) e all’eventuale predisposizione e invio dei preventivi e/o dei cataloghi per i prodotti e servizi del Titolare.

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per la finalità: a, i dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle attività precontrattuali e alla gestione dei contatti con il prospect, incluse le richieste di informazioni e la predisposizione e l’invio di offerte o materiale informativo.

3.2 Finalità coperte dal consenso dell'interessato (ex art. 6, paragrafo 1 (a) del GDPR) perseguite congiuntamente dalle Società del Gruppo Syneto indicate alla precedente sezione 1, in qualità di Contitolari del trattamento

• a) Svolgimento da parte dei Contitolari del trattamento, operanti nel settore IT, di attività pubblicitarie o promozionali, nell’accezione più ampia del termine (ad esempio, invio di newsletter e materiale informativo, richiesta di brochure, organizzazione di eventi, ecc.) e di ulteriori attività di marketing, tramite modalità automatizzate di contatto (ad esempio: chiamate senza operatore, mail, sms e sistemi di messaggistica vari, anche istantanei e su internet, anche verso telefoni mobili) e non automatizzate (invio di posta cartacea e chiamate con operatore);
• b) Svolgimento da parte dei Contitolari del trattamento, operanti nel settore IT, di attività di ricerche e indagini di mercato (a titolo esemplificativo, esecuzione di studi di mercato e analisi statistiche in merito al proprio grado di soddisfazione, tramite modalità automatizzate di contatto (ad esempio: chiamate senza operatore, mail, sms e sistemi di messaggistica vari, anche istantanei e su internet, anche verso telefoni mobili) e non automatizzate (invio di posta cartacea e chiamate con operatore).

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alla finalità di cui alla presente sezione è:

Per le finalità: a, b, 24 mesi, dal rilascio del consenso, salvo revoca.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (e) del GDPR) *

Ciascuna Società, in qualità di Titolare o Contitolare del trattamento, potrà comunicare i suoi dati a:

• Uffici e funzioni interne di ciascuna Società indicata alla precedente sezione 1;
• Società e operatori professionali che forniscono servizi informatici, tra cui elaborazione elettronica dei dati, di gestione software e dei cloud, gestione di siti internet e di consulenza informatica;
• Professionisti abilitati al fine dello studio e della risoluzione di eventuali problemi legali e contrattuali, inclusi avvocati e fiscalisti;
• Società di trasporto, società di mailing e hosting provider, corrieri postali e società che svolgono attività di imbustamento e spedizione del materiale e delle comunicazioni sopra indicate;
• Società e agenzie di marketing e comunicazione, nonché fornitori di servizi IT, di mailing e hosting e piattaforme software utilizzate per la gestione delle campagne promozionali e delle comunicazioni (tra cui, sistemi CRM), esclusivamente nell’ambito della finalità di marketing di cui alla sezione 3.2, lett. a) e b), previo il consenso espresso dell’interessato;
• Pubbliche Amministrazioni, Autorità competenti, Enti ed Agenzie pubbliche nell’ambito dell’esecuzione dei loro compiti istituzionali.

* L’elenco completo e aggiornato dei Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) è disponibile presso ciascuna Società, in qualità di Titolare o Contitolare del trattamento dei dati personali ai recapiti sopra indicati.

5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (f) del GDPR) * e trasferimento dei dati in Paesi extra UE

Le Società, in qualità di Titolari o Contitolari del trattamento, le comunicano di non avere intenzione di trasferire i suoi dati in paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

* La lista aggiornata dei paesi adeguati extra-SEE ritenuti adeguati dalla Commissione Europea potrà ottenersi sul sito web: Adequacy decisions (europa.eu)

6. Diritti del Soggetto Interessato (ex. art. 13 paragrafo 2 (b) del GDPR)

L’interessato può far valere i seguenti diritti:

• diritto di accesso dell’interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia);
• diritto di rettifica dei propri Dati Personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
• diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati);
• diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’interessato [art. 18 del Regolamento UE];
• diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri Dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;
• diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);
• diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati, [art. 22 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi richiedendo alle Società, in qualità di Titolari o Contitolari del trattamento, estratto integrale degli articoli sopra richiamati.

Relativamente alle finalità, per le quali fosse richiesto il consenso, l'Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro.

I suddetti diritti possono essere esercitati secondo quanto stabilito dal Regolamento inviando, anche, una e-mail all’indirizzo: [email protected].

In ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, le Società, in qualità di Titolari o Contitolari del trattamento, procedono a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Per consentire un più celere riscontro delle Sue richieste formulate nell'esercizio dei su indicati diritti, le stesse potranno essere rivolte a ciascuna Società, in qualità di Titolare o Contitolare del trattamento, indirizzando le medesime ai recapiti indicati al punto 1.

7. Diritto di proporre reclamo (ex art. 13 paragrafo 2 (d) del GDPR)

L’interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo Internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 oppure inviando comunicazione scritta all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

8. Possibile conseguenza della mancata comunicazione dei dati e natura del conferimento dei dati (ex art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

8.1 In caso di adempimento di obblighi di legge o contrattuali

Si informa che, qualora le finalità di trattamento abbiano come base giuridica un obbligo legale o contrattuale (o anche precontrattuale), l’interessato deve necessariamente fornire i dati richiesti.

In caso contrario vi sarà l’impossibilità da parte di ciascun Titolare di procedere al perseguimento delle specifiche finalità di trattamento.

8.2 In caso di consenso dell'interessato

Per le finalità per le quali è richiesto il consenso, l’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro. Pertanto, il trattamento che è stato effettuato prima della revoca del consenso non subirà effetti e manterrà la sua legittimità.

Il mancato o parziale consenso (o la revoca dello stesso) potrebbe non garantire l’erogazione completa dei servizi o delle attività, con riferimento alle singole finalità per cui il consenso viene negato, e non costituirà pregiudizio o impedimento per le altre finalità (e le attività alle stesse connesse) non coinvolte o interessate espressamente dalla negazione del consenso o non fondate su tale base giuridica.

Quando i dati non sono più necessari, tenuto conto dei periodi di conservazione sopra indicati, questi vengono regolarmente cancellati. Qualora la loro cancellazione risulti impossibile o possibile solo a fronte di uno sforzo sproporzionato a causa di una modalità di conservazione particolare il dato non potrà essere trattato e dovrà essere archiviato in aree non accessibili.

9. Insussistenza/Esistenza di un processo decisionale completamente automatizzato ai sensi dell’art. 22 del GDPR

È attualmente escluso l'uso di processi decisionali meramente automatizzati come dettagliato dall'articolo 22 del GDPR. Se in futuro si decidesse di istituire tali processi per casi singoli, l'interessato ne riceverà notifica in separata sede qualora ciò sia previsto dalla legge o aggiornamento della presente informativa.

10. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati da ciascuna Società, in qualità di Titolare o Contitolare del trattamento, quali Responsabili ed Autorizzati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

La presente informativa e i successivi aggiornamenti sono pubblicati sui siti web delle Società del Gruppo Syneto indicate alla precedente sezione 1 (https://syneto.eu/ e https://orizon.one/).